信息時代，幫助小型律所突圍的13個建議

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信息時代，幫助小型律所突圍的13個建議

聽過有關(guān)人工智能發(fā)展報告的人，都難以避免的假設(shè)很多專業(yè)人士將會在5到10年內(nèi)被機(jī)器取代，律師也難以幸免。要知道新發(fā)展可能需時多年才會浮現(xiàn)顯著影響，但當(dāng)影響出現(xiàn)時，可能會十分巨大。例如，利用氫燃料電池車作為清潔能源解決方案，減少二氧化碳排放量，已經(jīng)討論了超過20年。日前，豐田宣布將開始生產(chǎn)氫燃料電池車，但可能最快要到2025年才會見到它們在道路上廣泛使用。

不是要等到新發(fā)展的影響全面出現(xiàn)時，我們才去留意，因為到時或許為時已晚。及時對它們作出經(jīng)過考慮而適度的反應(yīng)，是必要和恰當(dāng)?shù)摹?/p>

對于律師來說，尤其是小型律師事務(wù)所的律師，重大改變帶來的挑戰(zhàn)可能很大。例如，在香港，取消物業(yè)轉(zhuǎn)讓律師定額收費是一個翻天覆地的變化，對許多律師事務(wù)所產(chǎn)生不利影響。但是，那些幸存的律師事務(wù)所適應(yīng)了新環(huán)境，修訂經(jīng)營模式，繼續(xù)發(fā)展。

適當(dāng)為改變作好準(zhǔn)備，洞悉時機(jī)，需要良好的判斷能力。較小型的律師事務(wù)所面對眾多大型甚至國際性律師事務(wù)所，似乎是不可能的挑戰(zhàn)。較大型的律師事務(wù)所可以投入大量時間和資源發(fā)展信息科技，重新設(shè)計其業(yè)務(wù)。有些律師事務(wù)所在本國或成本較低的地區(qū)設(shè)立日益復(fù)雜的處理中心。這些投資可為它們?nèi)〉每捎^的經(jīng)濟(jì)回報，因為它們有足夠的工作量去保持這些中心全面運作。面對這個似乎是信息科技的軍備競賽，較小型的律師事務(wù)所如何能保持競爭力？

我們建議13個方法，令較小型律師事務(wù)所能夠在科技時代與時俱進(jìn)。

1、策略

清晰自己想要怎樣的客戶，想為他們做什么工作。問問自己，特別是比起競爭對手，你提供的服務(wù)與客戶相關(guān)嗎？有吸引力嗎？你想做的工作價格敏感嗎？你的專業(yè)技能和服務(wù)值回價格嗎？你提供的服務(wù)可以賺取合理利潤支付合伙人薪酬之余，也足夠未來投資于業(yè)務(wù)嗎？

2、客戶

知道客戶和目標(biāo)客戶的信息科技水平，對了解你需要提供什么服務(wù)和怎樣提供這些服務(wù)至為關(guān)鍵。年輕客戶與互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體一起成長，他們期望你能自如地使用這些模式。其他的客戶也會有不同的需求和期望，你的服務(wù)需要與此保持一致。

3、靈活

大型律師事務(wù)所可能有更多錢去投資，但推出產(chǎn)品或更改程序可能需時數(shù)月甚至數(shù)年。相反，小型律師事務(wù)所如果愿意，往往可以在幾天之內(nèi)采取改變。行動迅速意味著從找到機(jī)遇到推出市場，較小型律師事務(wù)所占有「先行者」的優(yōu)勢。

4、利用

很多律所只使用其辦公系統(tǒng)功能的一小部分，這是可悲的事實。真正了解現(xiàn)行信息科技系統(tǒng)能夠提供什么，找出價格相宜的附加組件，就可以在不增加或增加很少成本的情況下，顯著改善功能范圍。

5、賦權(quán)

人們通常認(rèn)為，新想法一定要由律師事務(wù)所合伙人提出。但是，年輕律師和輔助人員往往更清楚信息科技可以做到什么。如果加以鼓勵和授權(quán)，他們樂意提出建議，有助顯著提升業(yè)務(wù)。讓他們參與其中，不僅對業(yè)務(wù)有利，或許還能增加他們的積極性，提高員工留任率。我見過有年輕律師幫助律師事務(wù)所開發(fā)應(yīng)用程序，涵蓋客戶關(guān)注的事宜，讓客戶透過移動設(shè)備輕易取得信息。

6、不要拯救世界

有人傾向認(rèn)為，要與時俱進(jìn)就代表要投資于萬能的信息科技系統(tǒng)。當(dāng)然，重大的升級有時是必需的，但更重要是實事求是，認(rèn)清需要什么，會用什么，客戶期望什么，客戶想要什么。正如上文第4點提及，充分了解當(dāng)前系統(tǒng)的能力，最少可以推遲重大投資。對于一些律師事務(wù)所而言，使用云端來保存數(shù)據(jù)，或可降低任何信息科技升級的資本成本，流動讀取文件和信息亦更便利，前題是要注意以下第12點提到的安全問題。

7、具針對性

了解客戶需求，有助提供滿足他們需要的產(chǎn)品和服務(wù)。例如，英國一家小型產(chǎn)權(quán)律師事務(wù)所開發(fā)了一個簡單的系統(tǒng)自用，將所有關(guān)鍵文件、租賃到期日期、租金檢討、維修義務(wù)等等電子副本開放給客戶查閱，令負(fù)責(zé)產(chǎn)權(quán)的律師和客戶都可隨時查看資料。他們利用簡單的樣板系統(tǒng)，確保信息保持更新。鏈接重要的租金檢討和其他日期的日歷系統(tǒng)，有助確保所有通知都及時發(fā)出，大大降低專業(yè)疏忽導(dǎo)致索賠的可能。這個應(yīng)用開發(fā)成本低廉，并適用于所有產(chǎn)權(quán)組合。亦有小型律師事務(wù)所開發(fā)信息科技系統(tǒng)來分析保險索賠，并開放數(shù)據(jù)予客戶，從而以最低的額外成本，將客戶關(guān)系顯著增值。

8、社交媒體

有些律師對在業(yè)務(wù)上使用社交媒體感到不安，這點可以理解。然而，Linked In、Facebook或Twitter可以是與客戶保持一定接觸的有效途徑。在英國，有律師事務(wù)所用Facebook尋找在辦公室附近范圍內(nèi)新近訂婚的夫婦，經(jīng)過一些篩選，律師事務(wù)所能夠為他們提供一個定額價格的婚前協(xié)議。這個使用社交媒體的方法或許不很浪漫，但律師事務(wù)所因而接觸到潛在客戶群，否則這群人可能永遠(yuǎn)不會聘用這家律師事務(wù)所。

9、網(wǎng)站

網(wǎng)站是律師事務(wù)所一個日益重要的窗口。它適用于移動設(shè)備嗎？它有更新嗎？它包含有趣吸引別人的資料嗎？大多數(shù)律師事務(wù)所的網(wǎng)站出奇地差。開發(fā)一個優(yōu)秀網(wǎng)站的成本不高，而且真正有助展示創(chuàng)新和對客戶友好的形象。

10、檢查

律師事務(wù)所需要檢查它們的工作，仔細(xì)考慮指令的每個部份應(yīng)由誰做，應(yīng)怎樣做。同時，有必要使用先例樣板、智能草擬工具和基本知識和培訓(xùn)制度，以盡快提高律師或律師助理的能力水平。這通常又被認(rèn)為需要大量投資。事實并非如此。一些簡單的工具，可以快速提高工作效率和工作滿意度，但這確實需要花點時間來分析工作的種類及可委派的職責(zé)。待新方法有效運作，也需要投資一時間。但是，如果做得好，結(jié)果應(yīng)該可以在6個月內(nèi)開始呈現(xiàn)。

11、無紙化

許多律師似乎認(rèn)為辦公室內(nèi)紙張堆積如山是身份象征，或者是張安全毯。單單使用電子郵件或更先進(jìn)的程序或掃描儀，律師事務(wù)所無紙化是完全可行的。這樣數(shù)據(jù)不但更容易取得和檢索，如果適當(dāng)備份，比起紙張文件更安全，更重要的是節(jié)省寶貴的辦公空間。

12、安全

黑客和垃圾郵件發(fā)送者變得狡猾，律師事務(wù)所都面臨更大的業(yè)務(wù)、財務(wù)和聲譽風(fēng)險。保持安全系統(tǒng)更新，提防危險電郵是必要的?？焖偕暇W(wǎng)搜索一下，很容易知道流行的騙局，提高警覺。一些基本內(nèi)部管理，例如定期更改的計算機(jī)密碼，是最小的第一步。

13、有好奇心

我們很容易認(rèn)為，我們已有做事的方式就能夠提供最佳的服務(wù)。不幸的是，這極為鮮見。我們應(yīng)該對新的工作方式、不斷變化的客戶期望和新產(chǎn)品持開放態(tài)度，保持新鮮感去令服務(wù)素質(zhì)不斷提高。這并不等于盲目追求時尚，但確實需要一定程度上意愿公正、客觀地看待工作的方式，不斷努力提供更快更好的服務(wù)。

科技時代為律師帶來的挑戰(zhàn)很多，但可能帶來的機(jī)遇更多。較小型的律師事務(wù)所不能僅僅生存，只要保持開放，適應(yīng)新環(huán)境，它們一樣可以在這個環(huán)境突圍而出。

來源： “標(biāo)典律師”微信號

作者：Tony Williams ，Jomati國際法律管理顧問公司負(fù)責(zé)人

編輯：IPRdaily 王夢婷

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