專利代理人：專業(yè)化從寫好E-MAIL開始

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文/IPRdaily特約撰稿人牟昌兵

【小D導(dǎo)讀】

電子郵件簡稱為E-MAIL，是一種廣泛使用的商務(wù)溝通工具，如何撰寫一封規(guī)范、合格的電子郵件對于專利代理人而言至關(guān)重要。

電子郵件簡稱為E-MAIL，是一種廣泛使用的商務(wù)溝通工具。專利代理人更是每天都在使用電子郵件，電子郵件是專利代理人給客戶的第一印象。規(guī)范、合格的電子郵件不一定能為專業(yè)水平加分，但是一封糟糕的電子郵件卻會讓客戶對你的印象大打折扣。如何撰寫一封規(guī)范、合格的電子郵件對于專利代理人而言至關(guān)重要。

在專利代理人與客戶郵件溝通中，基于職業(yè)本身的嚴(yán)謹(jǐn)性和高效溝通的需求，對電子郵件使用規(guī)范要求較高。但是現(xiàn)實中，仍然存在很多問題，例如郵件主題不明確，正文內(nèi)容缺乏邏輯等，這些都會影響客戶對專利代理人專業(yè)能力的評價，降低溝通效果。

本文從電子郵件的撰寫規(guī)范和使用注意事項兩個方面進行介紹。

電子郵件的撰寫規(guī)范

電子郵件一般包括：信頭、主題、稱謂、正文、簽名檔，以及附件六個部分。

信頭：注意抄送和密送的使用

信頭部分包括三域：收件人（TO）、抄送（CC）和密送（BCC）。TO、CC、BCC域允許你指定合適的策略讓收件人接收信息。

TO：為那些與郵件信息極度相關(guān)且隨時需要作出回應(yīng)的人準(zhǔn)備的。如果你認為誰與此極度相關(guān)，你應(yīng)該把他們包含在TO域中。

CC：用來發(fā)送給那些你認為應(yīng)該知道這件事情但又不是特別相關(guān)的人，他們僅僅需要知道事情的進展而不需要為此做出回應(yīng)；

BCC：被用來當(dāng)你希望其他人收到這個郵件，但你不想除收件人以外的人知道他收到了這封郵件。當(dāng)人們收到郵件，他們能看到TO和CC域的收件人，但看不到BCC域的收件人。

1.如果發(fā)送和抄送的人員較多，應(yīng)當(dāng)注意TO和CC域中的各收件人的排序。比如按照部門排序、按照職位從高到低排序。

2.在郵件的開頭把所有你認為相關(guān)的人都寫進來是個不錯的方法，這樣你可以讓別人知道誰參與了此事。如果收件人超過4個人，最好以“大家好”、“各位好”等作為開頭。

主題：簡明扼要、重點突出

1.主題應(yīng)該是收件人需要了解的最重要的信息，并體現(xiàn)郵件核心內(nèi)容。例如，一封臨近官方時限的OA答復(fù)返稿郵件，最好在主題中標(biāo)明官方時限，以提醒收件人及時處理。

2.主題應(yīng)該是具體的和描述性的。例如，通知會議的郵件主題不應(yīng)該是“電話會議”，而應(yīng)該是“XXX專利討論電話會議-2015.03.11上午10:00”。

3.主題中應(yīng)該指明郵件涉及的案件信息。案件信息包括：該案客戶編號、代理方編號、案件進展。為了便于客戶操作，最好將客戶方信息列在最前端。如果是與技術(shù)人員的郵件往來，客戶編號可以替換為技術(shù)人員擬的發(fā)明名稱，以便技術(shù)人員了解當(dāng)前郵件涉及的內(nèi)容。案件進展可以是第幾次返稿等。

4.如果是主題就能夠表達清楚整個郵件的內(nèi)容，最好在郵件主題結(jié)尾處標(biāo)記“無內(nèi)文”、“完”等，以提醒收件人無需打開郵件正文。例如，“煩請?zhí)峁XX專利技術(shù)交底書，謝謝?。o內(nèi)文）”。

5.回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)需要修改郵件主題。至于是否使用自動顯示的“RE：XXX”或者“答復(fù)：XXX”則各有利弊，好處在于收件人能夠直接了解郵件是對那一封郵件的答復(fù)，壞處是這往往導(dǎo)致郵件標(biāo)題冗長。值得注意的一點是，應(yīng)該刪除一些郵件系統(tǒng)自動添加的信息，例如安全性標(biāo)識等。

6.在寫標(biāo)題的時候也要注意對自己的郵件重要性作個判定，并且進行標(biāo)識。這樣做的目的是讓收件人了解這封信的輕重緩急。對于專利代理人而言，最多的還是涉及到時限的郵件。

稱謂：禮貌得體是關(guān)鍵

1.郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

2.如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。如果搞不清性別，一般情況下按“X工程師”稱呼。

3.避免稱呼全名和英文名。尤其是不熟悉的人，更不宜直接稱呼全名，對級別高于自己的人也不宜稱呼全名。

正文：簡明扼要

1.正文要簡明扼要，即應(yīng)簡明扼要的說清楚事情?？梢园凑铡附鹱炙怼箤⒁c有條理的羅列出來，也就是對內(nèi)容進行歸納然后分點羅列。行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

2.如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。這尤其適用于通過郵件進行技術(shù)溝通，可以將溝通內(nèi)容批注在附件中，一來便于對方查看，二來郵件中沒有細節(jié)內(nèi)容確保不會泄密（附件一般有加密）。摘要介紹可以寫明：1）附件中涉及的問題個數(shù)；2）每個問題對應(yīng)的頁碼等。

3.一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

4.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文電子郵件，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文電子郵件，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

5.注意正文的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。

6.正文格式要規(guī)范?？梢宰裱?大基本原則：a.親密，相互關(guān)聯(lián)，意思相近的內(nèi)容應(yīng)該放在一起，可以通過設(shè)置段間距區(qū)分內(nèi)容分組；b.對齊，保證頁面上的某兩個元素之間總是圍繞一條直線對齊，例如縮進相同；c.對比、有意識地增加不同等級元素之間的差異性，要么相同要么完全不同,例如通過不同的縮進體現(xiàn)；d.重復(fù)，分析頁面元素等級后，選取相同等級的元素來重復(fù)，例如每一個大點的縮進相同，同時每個同一級別的小點縮進及間距相同。

7.合理提示重要信息。重要的信息需要提示，但不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

簽名檔：簡短的、專業(yè)性的署名

1.每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

2.簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

附件：切勿遺漏添加附件

1.如果郵件中帶有附件，應(yīng)該在發(fā)送之前檢查是否遺忘，并在正文中提示收件人查看附件，附件文件命名應(yīng)當(dāng)符合收件人保存，以收件人無需重命名為原則。

2.郵件中帶有多個附件時，則正文中（一般為結(jié)尾）應(yīng)將附件數(shù)量、內(nèi)容，標(biāo)題列明。附件最好不超過4個，附件數(shù)量太多時應(yīng)該壓縮打包。

3.如果附件有密碼，在添加附件之前，應(yīng)該先用密碼嘗試打開附件，以測試密碼設(shè)置是否錯誤，以防收件人無法打開附件。如果事先未約定密碼，則應(yīng)該在正文中說明密碼設(shè)置規(guī)則，或者以其他方式告知對方附件的密碼。

電子郵件使用注意事項

1.避免過多的郵件。相比電話，郵件的優(yōu)點是，我們可以重復(fù)的閱讀溝通內(nèi)容。對于重要、復(fù)雜、需要準(zhǔn)確理解的問題，郵件可以保證信息完整地傳達給收件人。不過，過多的郵件也會給對方造成麻煩，因此，要避免任何事情都發(fā)郵件。

2.如果需要作為證據(jù)，建議使用電子郵件。往來的郵件還可以成為溝通的證據(jù)。這對專利代理人尤其重要。舉兩個例子：

a.與客戶存在分歧時，用郵件向客戶說明自己的專業(yè)判斷，讓客戶來選擇最終方案，一來可以盡到代理人的責(zé)任，二來郵件內(nèi)容可以作為證據(jù)，將來出現(xiàn)問題時可以避免不必要的麻煩；

b.大多數(shù)客戶都會指定專利申請遞交期限，專利代理人有義務(wù)和責(zé)任提醒客戶及時處理以便在指定期限內(nèi)完整專利申請，在指定期限之前定期發(fā)提醒郵件是很有必要的，一來及時的提醒可以保證專利申請過程順利，二來郵件可以作為代理人盡到提醒義務(wù)的證據(jù)。

3.電話和電子郵件配合使用。電子郵件的實時性較差，對方回信可快可慢，更甚的是對方可能根本就不回復(fù)你的郵件。所以，急需對方回應(yīng)的事情，最好打電話，或者一個電話配合一封郵件。

4.最好使用公司郵箱，避免使用個人郵箱。一方面，專利申請中涉及到保密技術(shù)資料，很多客戶會對郵箱地址進行檢測，私人郵箱的郵件可能被屏蔽；另一方面，私人郵箱在一定程度上降低客戶對公司的印象。

作者：IPRdaily特約撰稿人 ?牟昌兵 ? 微IP 編輯：IPRdaily 趙珍 ----------------------------- ? 【近期活動推薦】

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