信息時(shí)代，幫助小型律所突圍的13個(gè)建議

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聽(tīng)過(guò)有關(guān)人工智能發(fā)展報(bào)告的人，都難以避免的假設(shè)很多專業(yè)人士將會(huì)在5到10年內(nèi)被機(jī)器取代，律師也難以幸免。要知道新發(fā)展可能需時(shí)多年才會(huì)浮現(xiàn)顯著影響，但當(dāng)影響出現(xiàn)時(shí)，可能會(huì)十分巨大。例如，利用氫燃料電池車作為清潔能源解決方案，減少二氧化碳排放量，已經(jīng)討論了超過(guò)20年。日前，豐田宣布將開(kāi)始生產(chǎn)氫燃料電池車，但可能最快要到2025年才會(huì)見(jiàn)到它們?cè)诘缆飞蠌V泛使用。

不是要等到新發(fā)展的影響全面出現(xiàn)時(shí)，我們才去留意，因?yàn)榈綍r(shí)或許為時(shí)已晚。及時(shí)對(duì)它們作出經(jīng)過(guò)考慮而適度的反應(yīng)，是必要和恰當(dāng)?shù)摹?/p>

對(duì)于律師來(lái)說(shuō)，尤其是小型律師事務(wù)所的律師，重大改變帶來(lái)的挑戰(zhàn)可能很大。例如，在香港，取消物業(yè)轉(zhuǎn)讓律師定額收費(fèi)是一個(gè)翻天覆地的變化，對(duì)許多律師事務(wù)所產(chǎn)生不利影響。但是，那些幸存的律師事務(wù)所適應(yīng)了新環(huán)境，修訂經(jīng)營(yíng)模式，繼續(xù)發(fā)展。

適當(dāng)為改變作好準(zhǔn)備，洞悉時(shí)機(jī)，需要良好的判斷能力。較小型的律師事務(wù)所面對(duì)眾多大型甚至國(guó)際性律師事務(wù)所，似乎是不可能的挑戰(zhàn)。較大型的律師事務(wù)所可以投入大量時(shí)間和資源發(fā)展信息科技，重新設(shè)計(jì)其業(yè)務(wù)。有些律師事務(wù)所在本國(guó)或成本較低的地區(qū)設(shè)立日益復(fù)雜的處理中心。這些投資可為它們?nèi)〉每捎^的經(jīng)濟(jì)回報(bào)，因?yàn)樗鼈冇凶銐虻墓ぷ髁咳ケ３诌@些中心全面運(yùn)作。面對(duì)這個(gè)似乎是信息科技的軍備競(jìng)賽，較小型的律師事務(wù)所如何能保持競(jìng)爭(zhēng)力？

我們建議13個(gè)方法，令較小型律師事務(wù)所能夠在科技時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)。

1、策略

清晰自己想要怎樣的客戶，想為他們做什么工作。問(wèn)問(wèn)自己，特別是比起競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，你提供的服務(wù)與客戶相關(guān)嗎？有吸引力嗎？你想做的工作價(jià)格敏感嗎？你的專業(yè)技能和服務(wù)值回價(jià)格嗎？你提供的服務(wù)可以賺取合理利潤(rùn)支付合伙人薪酬之余，也足夠未來(lái)投資于業(yè)務(wù)嗎？

2、客戶

知道客戶和目標(biāo)客戶的信息科技水平，對(duì)了解你需要提供什么服務(wù)和怎樣提供這些服務(wù)至為關(guān)鍵。年輕客戶與互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體一起成長(zhǎng)，他們期望你能自如地使用這些模式。其他的客戶也會(huì)有不同的需求和期望，你的服務(wù)需要與此保持一致。

3、靈活

大型律師事務(wù)所可能有更多錢去投資，但推出產(chǎn)品或更改程序可能需時(shí)數(shù)月甚至數(shù)年。相反，小型律師事務(wù)所如果愿意，往往可以在幾天之內(nèi)采取改變。行動(dòng)迅速意味著從找到機(jī)遇到推出市場(chǎng)，較小型律師事務(wù)所占有「先行者」的優(yōu)勢(shì)。

4、利用

很多律所只使用其辦公系統(tǒng)功能的一小部分，這是可悲的事實(shí)。真正了解現(xiàn)行信息科技系統(tǒng)能夠提供什么，找出價(jià)格相宜的附加組件，就可以在不增加或增加很少成本的情況下，顯著改善功能范圍。

5、賦權(quán)

人們通常認(rèn)為，新想法一定要由律師事務(wù)所合伙人提出。但是，年輕律師和輔助人員往往更清楚信息科技可以做到什么。如果加以鼓勵(lì)和授權(quán)，他們樂(lè)意提出建議，有助顯著提升業(yè)務(wù)。讓他們參與其中，不僅對(duì)業(yè)務(wù)有利，或許還能增加他們的積極性，提高員工留任率。我見(jiàn)過(guò)有年輕律師幫助律師事務(wù)所開(kāi)發(fā)應(yīng)用程序，涵蓋客戶關(guān)注的事宜，讓客戶透過(guò)移動(dòng)設(shè)備輕易取得信息。

6、不要拯救世界

有人傾向認(rèn)為，要與時(shí)俱進(jìn)就代表要投資于萬(wàn)能的信息科技系統(tǒng)。當(dāng)然，重大的升級(jí)有時(shí)是必需的，但更重要是實(shí)事求是，認(rèn)清需要什么，會(huì)用什么，客戶期望什么，客戶想要什么。正如上文第4點(diǎn)提及，充分了解當(dāng)前系統(tǒng)的能力，最少可以推遲重大投資。對(duì)于一些律師事務(wù)所而言，使用云端來(lái)保存數(shù)據(jù)，或可降低任何信息科技升級(jí)的資本成本，流動(dòng)讀取文件和信息亦更便利，前題是要注意以下第12點(diǎn)提到的安全問(wèn)題。

7、具針對(duì)性

了解客戶需求，有助提供滿足他們需要的產(chǎn)品和服務(wù)。例如，英國(guó)一家小型產(chǎn)權(quán)律師事務(wù)所開(kāi)發(fā)了一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)自用，將所有關(guān)鍵文件、租賃到期日期、租金檢討、維修義務(wù)等等電子副本開(kāi)放給客戶查閱，令負(fù)責(zé)產(chǎn)權(quán)的律師和客戶都可隨時(shí)查看資料。他們利用簡(jiǎn)單的樣板系統(tǒng)，確保信息保持更新。鏈接重要的租金檢討和其他日期的日歷系統(tǒng)，有助確保所有通知都及時(shí)發(fā)出，大大降低專業(yè)疏忽導(dǎo)致索賠的可能。這個(gè)應(yīng)用開(kāi)發(fā)成本低廉，并適用于所有產(chǎn)權(quán)組合。亦有小型律師事務(wù)所開(kāi)發(fā)信息科技系統(tǒng)來(lái)分析保險(xiǎn)索賠，并開(kāi)放數(shù)據(jù)予客戶，從而以最低的額外成本，將客戶關(guān)系顯著增值。

8、社交媒體

有些律師對(duì)在業(yè)務(wù)上使用社交媒體感到不安，這點(diǎn)可以理解。然而，Linked In、Facebook或Twitter可以是與客戶保持一定接觸的有效途徑。在英國(guó)，有律師事務(wù)所用Facebook尋找在辦公室附近范圍內(nèi)新近訂婚的夫婦，經(jīng)過(guò)一些篩選，律師事務(wù)所能夠?yàn)樗麄兲峁┮粋€(gè)定額價(jià)格的婚前協(xié)議。這個(gè)使用社交媒體的方法或許不很浪漫，但律師事務(wù)所因而接觸到潛在客戶群，否則這群人可能永遠(yuǎn)不會(huì)聘用這家律師事務(wù)所。

9、網(wǎng)站

網(wǎng)站是律師事務(wù)所一個(gè)日益重要的窗口。它適用于移動(dòng)設(shè)備嗎？它有更新嗎？它包含有趣吸引別人的資料嗎？大多數(shù)律師事務(wù)所的網(wǎng)站出奇地差。開(kāi)發(fā)一個(gè)優(yōu)秀網(wǎng)站的成本不高，而且真正有助展示創(chuàng)新和對(duì)客戶友好的形象。

10、檢查

律師事務(wù)所需要檢查它們的工作，仔細(xì)考慮指令的每個(gè)部份應(yīng)由誰(shuí)做，應(yīng)怎樣做。同時(shí)，有必要使用先例樣板、智能草擬工具和基本知識(shí)和培訓(xùn)制度，以盡快提高律師或律師助理的能力水平。這通常又被認(rèn)為需要大量投資。事實(shí)并非如此。一些簡(jiǎn)單的工具，可以快速提高工作效率和工作滿意度，但這確實(shí)需要花點(diǎn)時(shí)間來(lái)分析工作的種類及可委派的職責(zé)。待新方法有效運(yùn)作，也需要投資一時(shí)間。但是，如果做得好，結(jié)果應(yīng)該可以在6個(gè)月內(nèi)開(kāi)始呈現(xiàn)。

11、無(wú)紙化

許多律師似乎認(rèn)為辦公室內(nèi)紙張堆積如山是身份象征，或者是張安全毯。單單使用電子郵件或更先進(jìn)的程序或掃描儀，律師事務(wù)所無(wú)紙化是完全可行的。這樣數(shù)據(jù)不但更容易取得和檢索，如果適當(dāng)備份，比起紙張文件更安全，更重要的是節(jié)省寶貴的辦公空間。

12、安全

黑客和垃圾郵件發(fā)送者變得狡猾，律師事務(wù)所都面臨更大的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。保持安全系統(tǒng)更新，提防危險(xiǎn)電郵是必要的。快速上網(wǎng)搜索一下，很容易知道流行的騙局，提高警覺(jué)。一些基本內(nèi)部管理，例如定期更改的計(jì)算機(jī)密碼，是最小的第一步。

13、有好奇心

我們很容易認(rèn)為，我們已有做事的方式就能夠提供最佳的服務(wù)。不幸的是，這極為鮮見(jiàn)。我們應(yīng)該對(duì)新的工作方式、不斷變化的客戶期望和新產(chǎn)品持開(kāi)放態(tài)度，保持新鮮感去令服務(wù)素質(zhì)不斷提高。這并不等于盲目追求時(shí)尚，但確實(shí)需要一定程度上意愿公正、客觀地看待工作的方式，不斷努力提供更快更好的服務(wù)。

科技時(shí)代為律師帶來(lái)的挑戰(zhàn)很多，但可能帶來(lái)的機(jī)遇更多。較小型的律師事務(wù)所不能僅僅生存，只要保持開(kāi)放，適應(yīng)新環(huán)境，它們一樣可以在這個(gè)環(huán)境突圍而出。

來(lái)源： “標(biāo)典律師”微信號(hào)

作者：Tony Williams ，Jomati國(guó)際法律管理顧問(wèn)公司負(fù)責(zé)人

編輯：IPRdaily 王夢(mèng)婷

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