提高企業(yè)專利管理人員和代理人的溝通效率

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原標(biāo)題：提高企業(yè)專利管理人員和代理人的溝通效率

企業(yè)專利管理，是企業(yè)專利管理人員在企業(yè)相關(guān)部門的配合和支持下，為在企業(yè)貫徹國(guó)家專利制度、促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)新、促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益而對(duì)專利事務(wù)進(jìn)行的戰(zhàn)略策劃、規(guī)劃、監(jiān)督、保護(hù)、組織、協(xié)調(diào)等活動(dòng)的總稱。企業(yè)專利管理工作是圍繞企業(yè)專利的申請(qǐng)、授權(quán)、保護(hù)、利用等方面所進(jìn)行的工作，如專利申請(qǐng)、專利權(quán)的許可與轉(zhuǎn)讓、專利信息收集與利用、專利戰(zhàn)略研究與運(yùn)用、專利權(quán)的保護(hù)、專利糾紛的處理等事項(xiàng)。

從內(nèi)容上看，則涉及專利管理機(jī)構(gòu)的建立與專利管理人員的確定、專利規(guī)章制度建立與完善、專利產(chǎn)權(quán)管理、專利信息管理、專利利益分配與獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容。其中企業(yè)專利事務(wù)的管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容是專利申請(qǐng)，而專利申請(qǐng)中需要與專利代理機(jī)構(gòu)及代理人進(jìn)行溝通，而如何高效溝通從而加快代理人撰寫速度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部申請(qǐng)稿件快速處理是一個(gè)重要問題。

我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行溝通：

1、企業(yè)專利管理人員組織代理人對(duì)研發(fā)人員進(jìn)行專利技術(shù)交底書撰寫的培訓(xùn)

專利培訓(xùn)的對(duì)象包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者/管理層、中層經(jīng)理、專利知識(shí)產(chǎn)權(quán)人員、研發(fā)/設(shè)計(jì)人員、市場(chǎng)營(yíng)銷人員、其他相關(guān)人員以及企業(yè)一般員工。其中，對(duì)于研發(fā)人員的培訓(xùn)是重中之重，因?yàn)樗麄兪菍＠麆?chuàng)造的源頭，是公司技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略和知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的重要執(zhí)行者。代理人在培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）現(xiàn)狀摸底調(diào)查

清楚目前公司特別是研發(fā)及專利工作的狀況。比如公司所處的行業(yè)/產(chǎn)業(yè)、所處發(fā)展階段、愿景與目標(biāo)、技術(shù)發(fā)展水平、研發(fā)進(jìn)展，公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略與中長(zhǎng)期目標(biāo)、現(xiàn)有水平、制度建設(shè)情況、短期工作計(jì)劃等，特別是研發(fā)人員目前對(duì)專利的認(rèn)識(shí)、對(duì)專利信息的利用情況、撰寫技術(shù)交底的情況、與專利部門的配合情況等等。這對(duì)于如何組織專利培訓(xùn)、提高專利培訓(xùn)的針對(duì)性和效果等等是非常重要的。

比如說，公司未來三年的目標(biāo)之一是，在某技術(shù)領(lǐng)域取得突破進(jìn)展，獲得行業(yè)領(lǐng)先競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；專利工作的目標(biāo)包括打造高質(zhì)量的專利組合、為創(chuàng)造領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)保駕護(hù)航；而如果目前研發(fā)人員對(duì)于為什么要申請(qǐng)專利還缺乏認(rèn)識(shí)，那么培訓(xùn)就要從提升研發(fā)人員的專利意識(shí)著眼；如果專利意識(shí)沒有問題，而他們經(jīng)常說寫技術(shù)交底很麻煩，不知道到底怎么寫才好，那么技術(shù)交底以及專利申請(qǐng)的撰寫就是培訓(xùn)重點(diǎn)之一。

再比如說，研發(fā)人員經(jīng)常會(huì)使用一些專利的概念或知識(shí)，但卻使用不當(dāng)（比如我的產(chǎn)品相比別人的專利有創(chuàng)新，就不侵權(quán)，或者我有專利，我的專利產(chǎn)品就不侵別人的權(quán)），那么我們就要有針對(duì)性的講一講、區(qū)分一下這些概念（比如告訴他們新穎性創(chuàng)造性與是否侵權(quán)時(shí)兩碼事，有專利也可能侵犯別人的專利權(quán)）。

（2）確定培訓(xùn)內(nèi)容

對(duì)于不同對(duì)象，培訓(xùn)的內(nèi)容會(huì)有差異。一般來說，對(duì)于研發(fā)人員的培訓(xùn)大抵有三個(gè)方面的內(nèi)容（或者說一般研發(fā)人員需要了解的知識(shí)和掌握的技能）：

一是專利基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)。什么是專利，專利“三性”等待。

二是專利信息利用的培訓(xùn)，包括專利文獻(xiàn)檢索與分析，可有助于技術(shù)交底書撰寫人員了解現(xiàn)有技術(shù)，從而重點(diǎn)突出本發(fā)明的創(chuàng)新點(diǎn)。

三是專利技術(shù)交底書撰寫的培訓(xùn)，包括如何發(fā)掘/歸納/提升研發(fā)工作中的發(fā)明點(diǎn)，技術(shù)交底是什么/為什么重要，技術(shù)交底如何寫，一般包含哪些部分，每部分有什么要求。這里講述技術(shù)交底的撰寫，必然要引入專利申請(qǐng)文件撰寫的諸多要求和技巧，包括從無效、訴訟的角度講述，為什么這樣或那樣撰寫和提供這樣那樣的數(shù)據(jù)、材料。

培訓(xùn)人員需要根據(jù)不同的情況，確定不同的培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)重點(diǎn)（包括內(nèi)容的深度和廣度），以增強(qiáng)針對(duì)性和實(shí)效。還是要強(qiáng)調(diào)的是，對(duì)研發(fā)人員的要求一般不能與對(duì)專利人員的要求那么高，要根據(jù)情況，趕最重要、最需要的內(nèi)容安排，要循序漸進(jìn)，要考慮這些內(nèi)容可能并不一定一次培訓(xùn)活動(dòng)全部講完、講到位，可以重復(fù)的講或從不同角度再講。

（3）培訓(xùn)計(jì)劃的制定與執(zhí)行

培訓(xùn)計(jì)劃說的是每一次培訓(xùn)活動(dòng)/培訓(xùn)項(xiàng)目的計(jì)劃或方案，簡(jiǎn)單點(diǎn)兒就是事先明確好講什么、講到什么程度和目的、什么時(shí)候什么地點(diǎn)講、誰(shuí)來聽講、誰(shuí)來講、怎么講等等。注意要充分的與研發(fā)部門協(xié)調(diào)好，盡量不要占用他們過多的時(shí)間，爭(zhēng)取以最經(jīng)濟(jì)的時(shí)間取得最大的效果。對(duì)于集團(tuán)公司，還要根據(jù)研發(fā)人員的總體人數(shù)、地域分布、子公司分布等等考慮課時(shí)安排（比如還要考慮是集中授課，還是巡回宣講）。

另外，講義的準(zhǔn)備和講授方式也都是關(guān)鍵的考慮方面。課件PPT的編制最好講求通俗易懂、循序漸進(jìn)、圖文并茂，多收集典型的案例，除了PPT外，也可以結(jié)合視頻等更多活潑的方式。授課形式方面，最好能做到上下互動(dòng)、交流討論，參與式的課堂效果會(huì)好很多。培訓(xùn)前或培訓(xùn)中，如果能夠請(qǐng)到公司高層領(lǐng)導(dǎo)到場(chǎng)講話，那么專利培訓(xùn)將會(huì)獲得研發(fā)人員更多的重視。

（4）培訓(xùn)計(jì)劃的制定與執(zhí)行

檢驗(yàn)培訓(xùn)的效果，除了看課堂上的氣氛，以及課后填寫反饋評(píng)價(jià)表外，還可以考慮進(jìn)行考試/考核。一般來說，可以采用開卷的形式，題型包括客觀題（選擇填空對(duì)錯(cuò)），也包括主觀題（案例分析、操作報(bào)告等）?？荚嚨臅r(shí)間，可以放在最后一節(jié)課之后馬上進(jìn)行，也可以放在課程結(jié)束之后一段時(shí)間內(nèi)。考試/考核的成績(jī)可以作為年底業(yè)績(jī)考核的一部分，也可以僅僅內(nèi)部掌握。培訓(xùn)以及考試結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)此次培訓(xùn)的得失（包括內(nèi)容的適合性、研發(fā)人員的接受性、授課的形式、組織的細(xì)節(jié)等等方方面面的問題），為下一次培訓(xùn)項(xiàng)目打下更好的基礎(chǔ)。

2、企業(yè)專利管理人員提前對(duì)技術(shù)交底書進(jìn)行審查

企業(yè)專利管理人員在接收研發(fā)人員撰寫的技術(shù)交底書后，從方案思路和創(chuàng)新性上進(jìn)行審查之后，再交給代理人，可大大縮短代理人于研發(fā)人員的溝通時(shí)間，提高溝通效率。

企業(yè)專利管理人員在具體審查方案，可從以下幾點(diǎn)開展:

（1）清楚描述現(xiàn)有技術(shù)及其缺點(diǎn)；

（2）清楚描述發(fā)明采用的技術(shù)方案；

（3）清楚描述發(fā)明技術(shù)方案的有益效果。

在滿足前面3項(xiàng)基本要求的前提下，一般還需要進(jìn)一步提供以下3個(gè)方面更詳細(xì)的信息：

（1）較全面地提供相關(guān)實(shí)施例；

（2）提供產(chǎn)生有益效果的原因；

（3）提供附圖并詳細(xì)描述附圖。

一份高質(zhì)量的技術(shù)交底書，可以提高專利申請(qǐng)文件的撰寫質(zhì)量，有助于縮短后續(xù)的申請(qǐng)程序，而專利管理人員先對(duì)技術(shù)交底書進(jìn)行一遍審查，可大大縮短申請(qǐng)時(shí)間。

3、企業(yè)專利管理人員監(jiān)督研發(fā)人員及時(shí)與代理人溝通

專利代理人完成申請(qǐng)文件初稿后會(huì)發(fā)給研發(fā)審查審查，這時(shí)候研發(fā)人員由于各種原因，可能回復(fù)較慢，這時(shí)候企業(yè)專利管理人員需要隨時(shí)監(jiān)督研發(fā)人員盡快回復(fù)。

4、企業(yè)專利管理人員提前辦理申請(qǐng)手續(xù)

申請(qǐng)文件在遞交前，還需要辦理委托書等相關(guān)手續(xù)，企業(yè)管理人員提前辦理這些手續(xù)，也可節(jié)約時(shí)間。

綜上所述，一份專利的快速申請(qǐng)需要代理人和企業(yè)管理人員共同努力，從而提高申請(qǐng)文件遞交效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和代理機(jī)構(gòu)的共贏。

來源：三友知識(shí)產(chǎn)權(quán)

作者：郝博

編輯：IPRdaily王穎          校對(duì)：IPRdaily縱橫君

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