【小D導(dǎo)讀】
隨著企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)意識的不斷加強(qiáng),專利信息分析業(yè)務(wù)必會迎來較大的發(fā)展。但目前專利信息分析業(yè)務(wù)仍處于發(fā)展初期,知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需在服務(wù)理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項(xiàng)目管理、流程規(guī)范等各個(gè)環(huán)節(jié)有所提升,方能滿足客戶對于專利信息分析項(xiàng)目的要求。
一 、引言 隨著企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)意識的不斷深化,企業(yè)的業(yè)務(wù)需求開始從傳統(tǒng)的專利申請向?qū)@?wù)的全產(chǎn)業(yè)鏈擴(kuò)展,作為企業(yè)專利布局乃至知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略支撐的專利信息分析項(xiàng)目,在全產(chǎn)業(yè)鏈中是一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)。新的市場需求意味著新的商機(jī),把握好市場,滿足客戶的新需求,真正地為客戶提供有價(jià)值的信息,對于知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)來說,既是機(jī)遇,也是挑戰(zhàn)。
專利信息分析項(xiàng)目區(qū)別于傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務(wù),傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務(wù)強(qiáng)調(diào)個(gè)案的技術(shù)理解,強(qiáng)調(diào)個(gè)體的單兵作戰(zhàn),強(qiáng)調(diào)微觀的技術(shù)和法律上的縱深。專利信息分析項(xiàng)目則強(qiáng)調(diào)對于某一技術(shù)領(lǐng)域的全面理解、強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目組成員的協(xié)同作戰(zhàn),強(qiáng)調(diào)宏觀信息、微觀信息在廣度和深度上的有機(jī)結(jié)合。傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務(wù)服務(wù)周期短、客戶需求明確、技術(shù)信息量少、流程環(huán)節(jié)少,專利信息分析項(xiàng)目周期長、客戶需求情況復(fù)雜、技術(shù)信息量龐雜、流程環(huán)節(jié)多。 因此,筆者認(rèn)為,知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需在服務(wù)理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項(xiàng)目管理、流程規(guī)范等各個(gè)環(huán)節(jié)有所提升,方能滿足客戶對于專利信息分析項(xiàng)目的要求。
二、服務(wù)理念 服務(wù)理念是指導(dǎo)服務(wù)者的精神信條,更是行為指導(dǎo)。對于專利信息分析項(xiàng)目來說,由于其比傳統(tǒng)服務(wù)周期更長,數(shù)據(jù)處理量更大,分析內(nèi)容更復(fù)雜,因此在項(xiàng)目實(shí)施過程中,服務(wù)理念的貫徹與落實(shí)無疑是高質(zhì)量完成專利信息分析項(xiàng)目的先決條件,筆者認(rèn)為,在項(xiàng)目執(zhí)行中,專業(yè)性服務(wù)和客戶為先的服務(wù)理念尤為重要。
(一)專業(yè)性服務(wù) 專業(yè)性服務(wù)理念體現(xiàn)在三個(gè)方面,項(xiàng)目實(shí)施流程專業(yè)化、項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容專業(yè)化、項(xiàng)目實(shí)施人員專業(yè)化。
項(xiàng)目實(shí)施流程的專業(yè)性體現(xiàn)在項(xiàng)目流程的規(guī)范性、可操作性。由于專利信息分析項(xiàng)目的復(fù)雜性,需要進(jìn)行規(guī)范的流程管理,涉及到項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié),從前期的背景調(diào)研、需求溝通、檢索、分析、建議等各個(gè)流程步驟的流程管理。
項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容專業(yè)化體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容需要依托專業(yè)化的平臺工具、專業(yè)化的分析方法和手段、專業(yè)化的布局手段,出具符合行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)自身特點(diǎn)的分析報(bào)告。
項(xiàng)目實(shí)施人員專業(yè)化體現(xiàn)在項(xiàng)目分工協(xié)助上各類角色的相互配合,例如項(xiàng)目管理、項(xiàng)目溝通接口人、檢索人員、分析人員的配合以及各類角色所應(yīng)有的溝通技能以及相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)技能。
(二)客戶為先 客戶為先要求專利信息分析項(xiàng)目的實(shí)施開展過程中為客戶提供便捷順暢的溝通方式,項(xiàng)目的實(shí)施結(jié)果以滿足客戶需求,為客戶提供高附加值的優(yōu)質(zhì)服務(wù)、提升客戶的競爭能力和運(yùn)營能力為目標(biāo)。知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要認(rèn)識到,專利信息分析項(xiàng)目存在的市場基石是要能夠?yàn)榭蛻籼峁┯袃r(jià)值的信息和建議,如果無法做到這一點(diǎn),該類業(yè)務(wù)將不會在整體專利服務(wù)行業(yè)中獲得長足的發(fā)展。
筆者認(rèn)為,專利信息分析項(xiàng)目服務(wù)需要依托專業(yè)性的服務(wù),以客戶為先作為指導(dǎo)思想,圍繞客戶需求提供極致的服務(wù)質(zhì)量,才能夠持續(xù)地發(fā)展壯大。
三、客戶溝通 作為服務(wù)行業(yè)的從業(yè)者,與客戶進(jìn)行良好溝通以了解客戶需求是提供服務(wù)的基本要求,專利分析項(xiàng)目是為企業(yè)的研發(fā)或者企業(yè)專利布局或者企業(yè)整體戰(zhàn)略服務(wù)的,因此,對于客戶溝通的要求更高。專利信息分析項(xiàng)目的特點(diǎn)是周期長,與客戶交流頻繁。辦案人在與客戶交流的過程中進(jìn)一步了解、挖掘客戶的新需求。
筆者認(rèn)為,在專利信息分析項(xiàng)目中,需要在以下幾個(gè)方面提升客戶溝通服務(wù)質(zhì)量。
(一)溝通的全程化 專利信息分析項(xiàng)目不同于傳統(tǒng)的專利代理業(yè)務(wù),客戶的分析目的、分析側(cè)重點(diǎn)、分析的模塊、指標(biāo)均有所差異,并且客戶也有可能在項(xiàng)目進(jìn)行過程中根據(jù)項(xiàng)目結(jié)果調(diào)整分析重點(diǎn)等。因此在項(xiàng)目開始時(shí),需首先了解客戶分析的目的、需求,從而把握研究方向。此外,在項(xiàng)目實(shí)施過程中也需與客戶保持良好溝通,在項(xiàng)目實(shí)施過程,在多個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置溝通節(jié)點(diǎn),例如在檢索策略的制定環(huán)節(jié)、初步檢索結(jié)果反饋環(huán)節(jié)、最終檢索結(jié)果確定環(huán)節(jié)、分析報(bào)告初步架構(gòu)環(huán)節(jié)、匯報(bào)結(jié)題環(huán)節(jié)等,通過及時(shí)與客戶溝通,確定是否在信息獲取方向、分析側(cè)重方向、分析的縱深方向有調(diào)整必要等。通過上述溝通,使項(xiàng)目的最終結(jié)果不但符合客戶的要求,而且可以為客戶提供具有高附加值的服務(wù)。
(二)溝通的單一接口、信息共享機(jī)制 在專利信息分析項(xiàng)目開展過程中,客戶方項(xiàng)目參與人員通常包括技術(shù)總監(jiān)、IPR等,知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)方項(xiàng)目參與人員包括項(xiàng)目經(jīng)理、檢索人員、分析人員等,因此,在雙方溝通時(shí),最好單一接口溝通。即雙方都確定唯一的接口人,避免信息的多口輸入和多口輸出產(chǎn)生信息混亂。同時(shí),所有的書面往來方式均需要抄送到各個(gè)項(xiàng)目組成員,確保信息共享。另外,對于例如通過電話方式等獲得的信息,需要通過電話記錄等方式分享到各個(gè)項(xiàng)目組成員。
(三)選擇合適的溝通方式 與客戶的溝通方式可以分為書面溝通、電話溝通、現(xiàn)場溝通三種方式,三種方式各有優(yōu)劣,采取正確的溝通方式,可以起到事半功倍的效果。
書面溝通優(yōu)勢在于可以清楚地展示多個(gè)問題,并且條理清晰。因此這種方式非常適合于方向性、復(fù)雜性問題的確認(rèn)。當(dāng)然這種方式也存在一定的劣勢,如果一方?jīng)]能及時(shí)收到郵件或未能及時(shí)答復(fù),可能導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延誤。如果信件中的一些問題表述不清,導(dǎo)致對方錯誤理解,則可能將整個(gè)項(xiàng)目帶入歧途,產(chǎn)生嚴(yán)重后果。因此,對于重要問題,通常需要輔助電話溝通。
電話溝通的優(yōu)勢是快捷,該種方式非常適合一些緊急問題的溝通。電話溝通作為一種即時(shí)溝通方式,溝通雙方可以更加清楚地闡明自己的意圖或糾正對方的錯誤理解,因此這種方式可以有效避免由于誤解而導(dǎo)致的方向性問題。電話溝通通常輔助于書面溝通,澄清一些重要問題。
現(xiàn)場溝通是一種雙方面對面的溝通方式,該溝通方式的適用性很強(qiáng),任何問題都可以在現(xiàn)場解決。如客戶可以展示產(chǎn)品幫助項(xiàng)目成員理解技術(shù),知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)也可以通過講解等方式使客戶了解到在專利信息分析項(xiàng)目中,自己得到哪些有用的信息,從而一次性解決大部分問題,大大減少中間環(huán)節(jié)耗費(fèi)的時(shí)間。同時(shí),有些企業(yè)尤其是初次合作的企業(yè),出于信任等原因,一般都會要求現(xiàn)場溝通,因此現(xiàn)場溝通也是一次增強(qiáng)互信的大好機(jī)會。
但現(xiàn)場溝通相對耗費(fèi)時(shí)間,無論是項(xiàng)目成員出訪還是客戶來訪。因此現(xiàn)場溝通前應(yīng)盡量做好充分的準(zhǔn)備,爭取在一次面談中,解決大部分問題,同時(shí)給客戶留下好的印象,為以后進(jìn)一步深化合作打下基礎(chǔ)。
四、客戶需求的確定與挖掘 專利信息分析業(yè)務(wù)的方向是多樣的,不同的分析思路和分析方式往往會得到不同的結(jié)果。而究竟該從哪些角度進(jìn)行重點(diǎn)分析,完全取決于客戶自身的需求。但由于專利信息分析業(yè)務(wù)在國內(nèi)還是新興業(yè)務(wù),因此并不是所有客戶都十分清楚自身的需求。所以面對不同的客戶,項(xiàng)目成員需要確定客戶需求或者引導(dǎo)或挖掘客戶的需求。
(一)需求明確的客戶 一些企業(yè)自身擁有經(jīng)驗(yàn)豐富的知識產(chǎn)權(quán)團(tuán)隊(duì),他們有著明確的需求,清楚自己需要什么,并知道如何配合知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)完成專利信息分析項(xiàng)目。面對這樣的客戶,項(xiàng)目成員只要做到正確理解、把握客戶的需求,在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中就不會輕易出現(xiàn)方向性偏差,而且往往事半功倍。
需求明確的客戶對專利信息分析業(yè)務(wù)有一定了解,甚至對于報(bào)告構(gòu)架、章節(jié)目錄都能清楚規(guī)范,因此針對這樣的客戶,在完成項(xiàng)目的基礎(chǔ)上,應(yīng)進(jìn)一步考慮如何通過給予客戶更高附加值的服務(wù)來增強(qiáng)雙方的互信,從而進(jìn)一步深化合作,并最終建立長期穩(wěn)定的合作互惠關(guān)系。
(二)需求不明確的客戶 專利信息分析業(yè)務(wù)作為一個(gè)新興業(yè)務(wù),對很多企業(yè)尤其是國內(nèi)企業(yè)來說十分陌生。企業(yè)不清楚專利信息分析項(xiàng)目可以給企業(yè)提供哪些信息,更不了解專利信息分析項(xiàng)目的執(zhí)行流程以及企業(yè)自身應(yīng)該如何配合知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)完成項(xiàng)目。面對這樣的客戶,項(xiàng)目成員必須對客戶給予適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo),幫助其明確需求,確定分析方向,為客戶提供有用的信息與建議。
由于這樣的客戶本身對專利信息分析項(xiàng)目了解不多,因此一般不會在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中,例如檢索策略的制定、分析模塊、指標(biāo)等過多地引入自己的想法,因此在完成客戶的委托時(shí),服務(wù)機(jī)構(gòu)占據(jù)主動地位,需要對于項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)例如檢索策略指定、分析模塊選擇、分析報(bào)告構(gòu)架進(jìn)行把握。然而在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,項(xiàng)目成員也必須充分理解客戶的需求,確定項(xiàng)目組設(shè)定的上述檢索策略、分析模塊、報(bào)告構(gòu)架能否滿足客戶的需求,并且盡可能地對于客戶進(jìn)行引導(dǎo),使得其能夠?qū)?xiàng)目有一定的方向性控制。
(三)需求明確但缺乏經(jīng)驗(yàn)的客戶 有些企業(yè)雖然有著明確的需求,并且也希望在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中引入自己的想法,但由于缺乏相應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),所以不能很好的把握項(xiàng)目中的一些重要環(huán)節(jié),如檢索范圍的確定,專利標(biāo)引分類的確定。此時(shí)如果完全依照客戶的指示,很可能會誤入歧途,導(dǎo)致最終分析結(jié)果的價(jià)值大打折扣,甚至得出錯誤結(jié)論。例如,在進(jìn)行某一技術(shù)的專題檢索時(shí),有的客戶經(jīng)驗(yàn)不足,會希望檢索局限于自身所應(yīng)用的技術(shù)來推斷整個(gè)技術(shù)的趨勢。
面對這種情況,項(xiàng)目成員必須在深入理解客戶需求的基礎(chǔ)上給予適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo),并根據(jù)自己的知識與經(jīng)驗(yàn),通過與客戶的耐心細(xì)致的溝通,溝通什么樣的信息能夠滿足客戶的需求,從而確定出合理的檢索范圍與分析方式,保證項(xiàng)目質(zhì)量,并最終為客戶提供有價(jià)值的信息。
五、項(xiàng)目管理 項(xiàng)目的順利實(shí)施離不開專業(yè)的項(xiàng)目管理,項(xiàng)目管理涉及例如項(xiàng)目的啟動、計(jì)劃、控制、執(zhí)行、結(jié)題等各個(gè)環(huán)節(jié)。項(xiàng)目管理涉及到內(nèi)部管理和外部管理。內(nèi)部管理涉及到流程管理、任務(wù)/人員管理、時(shí)間進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、成果管理等。外部管理主要涉及到與客戶的溝通與協(xié)作。以下簡單對內(nèi)部管理幾個(gè)重點(diǎn)進(jìn)行闡述:
(一)流程管理 與傳統(tǒng)專利代理業(yè)務(wù)相比,專利信息分析項(xiàng)目的涉及的流程步驟更加多樣,因此,需要解析各流程步驟并且對于各個(gè)流程步驟之間的關(guān)系進(jìn)行規(guī)范。專利分析項(xiàng)目通常涉及到的流程步驟例如前期調(diào)研、檢索策略、初檢結(jié)果確定、除噪、最終檢索結(jié)果確定、分析架構(gòu)確定、專利標(biāo)引、宏觀分析、競爭對手分析、技術(shù)路線分析、技術(shù)優(yōu)劣勢分析等部分。上述有些流程步驟是串行的,有些流程步驟是并行,有些流程步驟僅有滿足一定條件才能執(zhí)行。因此,在流程中要明確各個(gè)步驟之間的關(guān)系并嚴(yán)格按照既定的流程執(zhí)行項(xiàng)目。
例如,在檢索工作完成后,各方必須對待分析的最終檢索結(jié)果予以確定,在各方尚未對上述結(jié)果確定下來之前,不能急于進(jìn)行其他分析工作內(nèi)容。同樣,在最終檢索結(jié)果予以確定后,專利數(shù)據(jù)的標(biāo)引、宏觀分析等工作就可以并行進(jìn)行。流程規(guī)范制定后,必須嚴(yán)格執(zhí)行,嚴(yán)格執(zhí)行流程不僅僅能提高質(zhì)量,也能提高效率。
(二)時(shí)間進(jìn)度管理 專利信息分析項(xiàng)目不同于傳統(tǒng)的專利代理業(yè)務(wù),不存在官方絕限,但存在客戶要求時(shí)限。知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)提高效率以獲得競爭優(yōu)勢。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,須嚴(yán)格按照客戶的時(shí)限要求或者按照有競爭力的項(xiàng)目周期來控制整體項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度。
通過整體項(xiàng)目周期計(jì)算項(xiàng)目的各個(gè)流程步驟耗用的時(shí)間,并且在過程中按照計(jì)劃的項(xiàng)目周期來實(shí)施流程步驟,例如繪制時(shí)間甘特圖。需要注意,上述時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃需慎重更改。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,項(xiàng)目管理需要不斷地檢視各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否嚴(yán)格把控。
專利信息分析項(xiàng)目的流程步驟繁多,并且環(huán)環(huán)相扣,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的延誤都可能導(dǎo)致后面環(huán)節(jié)的大規(guī)模拖延,最終影響分析報(bào)告的質(zhì)量。為了避免這種情況的發(fā)生,項(xiàng)目成員自身必須樹立很強(qiáng)的時(shí)間觀念,嚴(yán)格控制各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理也須將時(shí)間進(jìn)度作為項(xiàng)目績效進(jìn)行考核。
此外,對于需要客戶協(xié)助的工作,項(xiàng)目成員應(yīng)該對客戶進(jìn)度保持跟蹤,以避免因客戶的原因而導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延誤。
(三)任務(wù)/人員管理 專利信息分析項(xiàng)目通常需要多人協(xié)作完成。為了實(shí)現(xiàn)多人順利配合,需要提前制定好任務(wù)安排計(jì)劃,例如繪制人員任務(wù)分配矩陣,將具體的任務(wù)落實(shí)到具體的人員處,分配清楚任務(wù),避免存在模糊區(qū)和未分配的空白區(qū)。
在多人協(xié)作的過程中,首先要保證項(xiàng)目組成員之間的交流順暢,任何新的信息包括來自客戶和項(xiàng)目進(jìn)行過程中的新發(fā)現(xiàn)都必須都要第一時(shí)間傳達(dá)給所有項(xiàng)目組成員,及時(shí)共享,除了通過辦公管理軟件共同分享信息外,最好可以安排晨會或定期會議,項(xiàng)目組成員間的即時(shí)性的溝通也很重要。
例如,多人針對同一項(xiàng)目進(jìn)行技術(shù)標(biāo)引,除了事先約定好標(biāo)引準(zhǔn)則之外,由于專利的情況千差萬別,所以需要不斷總結(jié)新的情況以確定該類文件需要劃入哪一類技術(shù),這樣的分類標(biāo)準(zhǔn)需要不斷地?cái)U(kuò)充更新并使得所有的項(xiàng)目組成員都能及時(shí)地統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
(四)質(zhì)量管理 質(zhì)量管理存在于流程的各個(gè)常規(guī)流程步驟中,例如檢索策略制定環(huán)節(jié)等。質(zhì)量管理的方式可以利用已知的多種方式進(jìn)行,例如抽查等。
同時(shí),根據(jù)項(xiàng)目的具體組織實(shí)施情況另外增加可能的質(zhì)量管理的環(huán)節(jié)點(diǎn)。例如,專利信息分析項(xiàng)目中需要處理的數(shù)據(jù)量很大時(shí),不同項(xiàng)目組成員的成果整合環(huán)節(jié)可能是出錯的環(huán)節(jié),為此需要考慮質(zhì)量管理的措施和手段,例如設(shè)置專人進(jìn)行整合。
此外,在質(zhì)量管理的過程中需要重視類似于工業(yè)設(shè)計(jì)中的防呆設(shè)計(jì)的防錯機(jī)制的建立。防錯機(jī)制是指通過對于已經(jīng)發(fā)生的失誤進(jìn)行總結(jié),如何通過流程的改變或者文件的處理等確保錯誤不可能發(fā)生。
(五)成果管理 在項(xiàng)目實(shí)施過程中,會產(chǎn)生大量的文件,作為項(xiàng)目的中間成果和最終成果。專利分析項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)做好原始數(shù)據(jù)、中間文件、最終文件以及各種表單管理。從命名規(guī)則、存儲方式、修改標(biāo)記的保留等各個(gè)方面確保專利分析項(xiàng)目的各類成果的清晰和正確。
六、結(jié)語 隨著企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)意識的不斷加強(qiáng),專利信息分析業(yè)務(wù)必會迎來較大的發(fā)展。但目前專利信息分析業(yè)務(wù)仍處于發(fā)展初期,知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)需在服務(wù)理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項(xiàng)目管理、流程規(guī)范等各個(gè)環(huán)節(jié)有所提升,方能滿足客戶對于專利信息分析項(xiàng)目的要求。
來源:北京康信知識產(chǎn)權(quán)代理有限責(zé)任公司 ?作者:李慧 賈旭 整理:IPRdaily 趙珍 網(wǎng)站:globalwellnesspartner.com ? IPRdaily小秘書個(gè)人微信號: 各位D友可添加“IPRdaily”的個(gè)人微信號:?iprdaily2014(驗(yàn)證申請中請說明具體供職機(jī)構(gòu)+姓名) 關(guān)注小D可獲更多的實(shí)務(wù)干貨分享,定期私密線下活動,更有機(jī)會加入細(xì)分專業(yè),接地氣的知識產(chǎn)權(quán)圈實(shí)務(wù)社區(qū)交流群。 ? “IPRdaily”是全球視野的知識產(chǎn)權(quán)科技媒體,我們報(bào)道國內(nèi)外最新知識產(chǎn)權(quán)動態(tài),最新創(chuàng)業(yè)公司知識產(chǎn)權(quán)部分情報(bào)分析,更關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)領(lǐng)域創(chuàng)新商業(yè)模式,以及資本對本行業(yè)投融資信息,我們將客觀敏銳地記錄、述評、傳播、分享知識產(chǎn)權(quán)行業(yè)的每一天,我們努力利用互聯(lián)網(wǎng)連接知識產(chǎn)權(quán)&未來! ? 微信訂閱號: “IPRdaily” IPRdaily|讀懂知識產(chǎn)權(quán)&未來
文章不錯,犒勞下辛苦的作者吧