「知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)體系」試運(yùn)行的5大常見問題

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原標(biāo)題：知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)體系試運(yùn)行期間5大常見問題

知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)工作流程可以分為啟動(dòng)會(huì)、診斷及調(diào)研、文件編寫、體系文件會(huì)審及發(fā)布、試運(yùn)行、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、外部審核八個(gè)步驟，其中體系試運(yùn)行是貫標(biāo)的實(shí)質(zhì)性階段，是企業(yè)在體系實(shí)施過程中必不可少的過程，并且試運(yùn)行時(shí)間不能低于三個(gè)月。

體系試運(yùn)行實(shí)際上是企業(yè)按照制定的管理體系文件全面落實(shí)手冊、程序文件和記錄文件的要求和規(guī)定，并監(jiān)督、檢驗(yàn)體系運(yùn)行過程的有效性和適宜性。目前很多企業(yè)都是初次實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)，在體系試運(yùn)行階段存在諸多疑惑和問題。

今天，小編就結(jié)合貫標(biāo)輔導(dǎo)親身經(jīng)歷，整理出體系試運(yùn)行期間企業(yè)5大常見問題與大家分享。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理工作流程圖

TOP 5：怎么開始試運(yùn)行？試運(yùn)行期間我們要做什么啊？

體系文件經(jīng)過管理層的審批再發(fā)布實(shí)施，體系文件生效后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系就進(jìn)入試運(yùn)行階段了。在試運(yùn)行期間，各部門主要是按照發(fā)布的手冊、程序文件的規(guī)定執(zhí)行，當(dāng)有相應(yīng)的活動(dòng)發(fā)生時(shí)，填寫記錄表單并歸檔保存。例如，在試運(yùn)行期間，研發(fā)部有新立項(xiàng)，就需要按照文件的規(guī)定對(duì)該項(xiàng)目涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)信息進(jìn)行分析，并填寫在立項(xiàng)報(bào)告中，形成記錄。

Top 4：之前沒有填寫過這些記錄文件，不會(huì)填寫？

在輔導(dǎo)貫標(biāo)期間，有很多企業(yè)提到之前沒有填寫過類似的記錄表單，不懂得如何填寫。其實(shí)，在體系發(fā)布運(yùn)行前，輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)通常會(huì)召集企業(yè)各部門人員進(jìn)行宣貫，宣貫的目的是指導(dǎo)企業(yè)如何運(yùn)行整套體系文件以及填寫記錄。所以，企業(yè)員工應(yīng)當(dāng)積極參與培訓(xùn)，認(rèn)真聽課，遇到不理解的需要及時(shí)提出。如果運(yùn)行期間存在疑惑，應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行溝通和咨詢，使體系進(jìn)行有效運(yùn)行。

Top 3：管理體系文件中涉及的活動(dòng)（例如企業(yè)重組）我們沒有發(fā)生，需要填寫記錄嗎？會(huì)不會(huì)影響審核的？

在試運(yùn)行期間，我們經(jīng)常會(huì)收到企業(yè)反饋，有些活動(dòng)我們都沒有發(fā)生，需不需要填寫，沒有這部分的活動(dòng)會(huì)影響審核嗎？在前文中我們就提到，試運(yùn)行的目的是為了檢驗(yàn)體系運(yùn)行過程的有效性和適宜性，查看企業(yè)是否全面落實(shí)手冊、程序文件和記錄文件的要求和規(guī)定。假如企業(yè)在試運(yùn)行期間，有些活動(dòng)沒有發(fā)生，沒有相應(yīng)的記錄，在審核原則上應(yīng)判定為運(yùn)行不充分延長運(yùn)行，但是現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的部分條款（投融資、企業(yè)重組、標(biāo)準(zhǔn)化、聯(lián)盟及相關(guān)組織）可視企業(yè)實(shí)際情況改為觀察，在試運(yùn)行期間沒有發(fā)生該部分條款的活動(dòng)，外審老師也不會(huì)因此而判定企業(yè)運(yùn)行不充分。

Top 2：試運(yùn)行期間發(fā)現(xiàn)體系文件與實(shí)際不符合，能修改嗎？

如前所述，試運(yùn)行目的是為了檢驗(yàn)體系運(yùn)行過程的有效性和適宜性。當(dāng)理想與現(xiàn)實(shí)發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，適當(dāng)?shù)匦薷捏w系文件，使之既符合企業(yè)的實(shí)際需求，又能滿足國標(biāo)的要求。在修改體系文件的時(shí)候，要按照文控程序執(zhí)行，并注意保留相關(guān)記錄。

Top1：試運(yùn)行結(jié)束后，接下來就是外審認(rèn)證嗎？

試運(yùn)行結(jié)束后，企業(yè)需要進(jìn)行一次內(nèi)部審核，審核目的是分析企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理體系的執(zhí)行和運(yùn)行情況，并且核查企業(yè)貫徹實(shí)施的效果，找出薄弱環(huán)節(jié)，分析原因并糾正，從而提高企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理水平。內(nèi)審結(jié)束后，還需要進(jìn)行一次管理評(píng)審，把內(nèi)審的結(jié)果，體系運(yùn)行情況上報(bào)管理層，讓管理層判定整個(gè)體系是否充分、有效運(yùn)行，是否適合公司發(fā)展，是否需要進(jìn)行調(diào)整或者配備其他資源。通過企業(yè)內(nèi)部審核與管理評(píng)審后，企業(yè)基本可以準(zhǔn)備申請(qǐng)認(rèn)證。

綜上，貫標(biāo)試運(yùn)行期是企業(yè)檢查和調(diào)整知識(shí)產(chǎn)權(quán)體系文件應(yīng)用情況的關(guān)鍵時(shí)期，為保證日后體系在企業(yè)能夠良好運(yùn)作，企業(yè)管理者和全部員工應(yīng)重視試運(yùn)行階段，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和需求，適時(shí)調(diào)整體系文件。

總之，體系試運(yùn)行階段不可小覷，請(qǐng)企業(yè)務(wù)必重視喲！

來源：華進(jìn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)

作者：何斯翹

編輯：IPRdaily 趙珍  /   校對(duì)：IPRdaily   縱橫君

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