IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（下）

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作者：張艷 科慧遠(yuǎn)咨詢

原標(biāo)題：IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（下）

商務(wù)寫作的本質(zhì)是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務(wù)寫作，需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”，面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺。IPRdaily已發(fā)布過“IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（上）（點(diǎn)擊標(biāo)題，查看全文）”，本文為IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（下）。

目  錄

STEP 3:設(shè)定結(jié)構(gòu)

STEP 4:寫好“序言”

STEP 5:組織段落

STEP 6:打造質(zhì)感

03、設(shè)定結(jié)構(gòu)

搭建清晰的結(jié)構(gòu)，能夠讓讀者快速掌握寫作思路，理解文檔要點(diǎn)。那么，有人可能會(huì)問，作為職場菜鳥，怎么才能快速建立適宜的結(jié)構(gòu)呢？

最簡便的辦法——遵循公司或前輩的成功“套路”。以我所在的IP咨詢機(jī)構(gòu)來說，公司每年承擔(dān)大量的咨詢項(xiàng)目，可“套路”的文檔結(jié)構(gòu)很多，如下面的三張圖分別給出了項(xiàng)目建議書、專利侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告和科技創(chuàng)新類項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告的一級結(jié)構(gòu)。一般來說，對于新人，一級結(jié)構(gòu)不要輕易創(chuàng)新，直接遵循模板是最有效的方式，把精力重點(diǎn)放在體現(xiàn)客戶個(gè)性化需求的內(nèi)容上更有意義。

搭好大結(jié)構(gòu)，接下來是寫到哪兒算哪兒，還是初步規(guī)劃一下文檔的體量。我的個(gè)人習(xí)慣是，初步規(guī)劃文檔體量，并考慮各部分之間的結(jié)構(gòu)平衡。

看看下面這張圖，相同的身高、體重，不同的分布比例，視覺效果的差異是不是很大？至于肌肉和脂肪的差異，后面再講。

下表以WORD文檔為例，給出了不同長度報(bào)告的結(jié)構(gòu)安排示例。

用兩條規(guī)則總結(jié)“STEP3：設(shè)定結(jié)構(gòu)”的要點(diǎn)：

Rule 2: 大結(jié)構(gòu)用套路

Rule 3: 結(jié)構(gòu)平衡

04、寫好“序言”

前面我們提到，商務(wù)寫作的本質(zhì)是面向“甲方讀者”的單向溝通，單向意味著讀者想看就看，不想看就不看。為了吸引讀者認(rèn)真閱讀，GET到我們想要傳遞的價(jià)值，再怎么強(qiáng)調(diào)開篇的重要性都不為過。

如何寫出引人入勝的“序言”，《金字塔原理》同樣介紹了一個(gè)經(jīng)典模型——SCQA模型。

Situation情境——讀者肯定認(rèn)同的事實(shí)，取得信任，常以此為切入點(diǎn)；

Conflict沖突——讀者面臨的問題/困惑/隱患/機(jī)遇；

Question問題——如何解決問題，如何抓住機(jī)遇；

Answer答案——引出文章/報(bào)告主旨。

2012年3月，我們受客戶委托開展國內(nèi)大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專利分析。當(dāng)時(shí)，大數(shù)據(jù)處于向各行業(yè)滲透的初期，不少行業(yè)意識(shí)到大數(shù)據(jù)應(yīng)用是趨勢，但對大數(shù)據(jù)的了解有限，這也是客戶委托原因所在。經(jīng)過3個(gè)多月的檢索分析工作，項(xiàng)目組于5月初完成了報(bào)告初稿。

初稿的第一段話如下：

本報(bào)告的目的是分析國內(nèi)大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專利布局態(tài)勢，具體通過分析專利申請趨勢、技術(shù)分布、研發(fā)熱點(diǎn)、主要研究機(jī)構(gòu)和發(fā)明人等信息，為大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的技術(shù)研發(fā)和專利布局提供參考。

看到這個(gè)中規(guī)中矩、不痛不癢的開頭，我感覺即便做了大量扎實(shí)的檢索分析工作，這份報(bào)告也難以給客戶留下深刻印象，甚至可能讀了開頭就想放棄。如何找到一個(gè)具有吸引力的情境，引導(dǎo)客戶耐心閱讀相對枯燥的專利分析報(bào)告？事實(shí)上，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組檢索到美國白宮當(dāng)年3月剛發(fā)布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議”，為什么不把這則消息作為開篇的情境？于是，報(bào)告終稿的第一段話變成了：

2012年3月29日，美國白宮發(fā)布了“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議（Big Data Research and Development Initiative）”，以此來推進(jìn)從大量的、復(fù)雜的數(shù)據(jù)集合中獲取知識(shí)和洞見的能力。該倡議涉及聯(lián)邦政府的六個(gè)部門（美國國家科學(xué)基金（NSF）、美國國家衛(wèi)生研究院（NIH）、美國能源部（DOE）、美國國防部（DOD）、美國國防部高級研究計(jì)劃局（DARPA）、美國地質(zhì)勘探局（USGS））。這些部門承諾將投資總共超過兩億美元，來大力推動(dòng)和改善與大數(shù)據(jù)相關(guān)的收集、組織和分析工具及技術(shù)。

所以說，萬事開頭難，商務(wù)寫作的第4條規(guī)則：

Rule 4: 開篇須“抓人”

05

組織段落

組織段落的黃金法則是MECE（Mutually Exclusive/Collectively Exhaustive）原則。

相互之間可并列；

相互之間不重疊；

整體而言無遺漏。

筆者更傾向于認(rèn)為MECE是一種分析方法，不僅適用于商務(wù)寫作段落組織中的分組，在專利布局中的技術(shù)體系分解等工作中同樣適用。網(wǎng)上關(guān)于MECE方法的介紹很多，大家可以自行學(xué)習(xí)和練習(xí)。

組織段落的核心在于利用MECE方法，找到段落組織的邏輯基礎(chǔ)，例如，基于因果關(guān)系、時(shí)序關(guān)系、結(jié)構(gòu)關(guān)系、重要程度等等，因此，段落組織能力非常考驗(yàn)對專業(yè)內(nèi)容的全盤掌握和分組歸納的能力。
 

具體開始分段論述前，簡單的總括句能夠讓讀者清晰明了即將講述的內(nèi)容，但應(yīng)注意在總括句中明確“合理上位”后的要點(diǎn)，舉例說明：

政府文件中，“要點(diǎn)+闡述”的段落論述形式非常常見。在咨詢報(bào)告中，段落論述也推薦采用“要點(diǎn)+闡述”方式，即先闡明本段要點(diǎn)，再具體論述。根據(jù)段落長度，要點(diǎn)可以是一句話，也可以是短語。

例1

要點(diǎn)是一句話

創(chuàng)新能力和競爭力明顯提高，形成全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展新高地。攻克一批關(guān)鍵核心技術(shù)，發(fā)明專利擁有量年均增速達(dá)到15%以上，建成一批重大產(chǎn)業(yè)技術(shù)創(chuàng)新平臺(tái)，產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新能力躋身世界前列，在若干重要領(lǐng)域形成先發(fā)優(yōu)勢，產(chǎn)品質(zhì)量明顯提升。節(jié)能環(huán)保、新能源、生物等領(lǐng)域新產(chǎn)品和新服務(wù)的可及性大幅提升。知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)更加嚴(yán)格，激勵(lì)創(chuàng)新的政策法規(guī)更加健全。

摘自：《“十三五”國家戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》

例2

要點(diǎn)是短語

3.逐步建立職務(wù)科技成果披露制度。高校應(yīng)從源頭上加強(qiáng)對科技創(chuàng)新成果的管理與服務(wù)，逐步建立完善職務(wù)科技成果披露制度?？蒲腥藛T應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)向所在高校進(jìn)行職務(wù)科技成果披露。高校要提高科研人員從事創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，引導(dǎo)科研人員依法開展科技成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化活動(dòng)，切實(shí)保障高校合法權(quán)益。未經(jīng)單位允許，任何人不得利用職務(wù)科技成果從事創(chuàng)辦企業(yè)等行為。涉密職務(wù)科技成果的披露要嚴(yán)格遵守保密有關(guān)規(guī)定。

摘自：《關(guān)于提升高等學(xué)校專利質(zhì)量促進(jìn)轉(zhuǎn)化運(yùn)用的若干意見》

Tips

• 自己厘清內(nèi)在邏輯，讓讀者理解你的邏輯，“序言+子結(jié)構(gòu)”的方式依然有效；

• 每一段話中，采用“要點(diǎn)+闡述”的方式永不犯錯(cuò)；

•  闡述原因，建議舉措等，至少3點(diǎn)，不超過“7”；

• 整齊的結(jié)構(gòu)很討好；

•  不好歸納的時(shí)候，不要忘記有一種分類叫“其他”。

同樣，用一條寫法規(guī)則來總結(jié)商務(wù)寫作的步驟5：

Rule 5：應(yīng)用邏輯順序，分組歸納

06、打造質(zhì)感

在戴素老師的課程中，提到語言的質(zhì)感，我很喜歡這個(gè)說法。必須聲明一下，為了讓文章讀起來比較輕松，本文的語言采用了“嘚?！憋L(fēng)，沒什么質(zhì)感（流汗ing）。

結(jié)合IP顧問的工作性質(zhì)，我更想強(qiáng)調(diào)帶給讀者的專業(yè)感。也就是說，當(dāng)讀者閱讀時(shí)，能感到作者很專業(yè)。

如何才能打造專業(yè)感？

答：采用最精煉的語句，準(zhǔn)確表達(dá)盡可能多的信息。前半句強(qiáng)調(diào)如果能一個(gè)字說清，絕不用兩個(gè)字；后半句強(qiáng)調(diào)表述準(zhǔn)確，信息豐富。

我們先來說說后半句的事。

信息豐富不靠辭藻堆砌，要靠數(shù)字、事實(shí)、細(xì)節(jié)等“言之有物”的內(nèi)容。商務(wù)寫作中有個(gè)說法：只用形容詞而不給事實(shí)，是糊弄。對此，我深以為然。

看看下面的兩個(gè)例子。

例1

準(zhǔn)備拜訪客戶的預(yù)約郵件

A：我想下周一去您公司拜訪一下，好嗎？我們的面談將會(huì)很高效且富有成果。

B：我想下周一去您公司拜訪，可否？大約占您30分鐘，交流如下三個(gè)話題……

分析：A表述中的有效信息僅包含希望拜訪的大致時(shí)間，然后是一廂情愿的面談效果預(yù)期，對于受訪者的決策毫無幫助。B表述帶給受訪者的有效信息明顯增多，尤其是受訪者最為關(guān)注的訪談時(shí)長和交流主題，這兩方面的信息直接有助于受訪者決策是否有意愿、有時(shí)間接受拜訪。

例2

專利工程師的工作小結(jié)

A：2019年工作受領(lǐng)導(dǎo)肯定，受到同事好評。

B：2019年工作業(yè)績突出，在知識(shí)產(chǎn)權(quán)和法務(wù)部的年度績效評估中排名居首。

分析：A表述中，盡管提及“領(lǐng)導(dǎo)肯定”、“同事好評”，但因缺乏事實(shí)和數(shù)據(jù)支撐顯得自說自話；B表述通過數(shù)據(jù)說話，工作業(yè)績突出的總結(jié)顯得有理有據(jù)。

再來說說前半句的要求——語音的精煉。

還記得前面講結(jié)構(gòu)平衡的時(shí)候那張圖嗎？肌肉男和大肚腩，脂肪和肌肉帶來的“質(zhì)感”，差異還是巨大的。每次看到下面這張圖，都會(huì)激起我下樓跑步的沖動(dòng)。

喬治·奧威爾（George Orwell）所著的《政治與英語》中，提到了英文寫作的六條基本規(guī)則，下面兩條同樣適用中文商務(wù)寫作。

如果一個(gè)字能說清，不要用兩個(gè)字。

但凡一個(gè)字能刪掉，一定要?jiǎng)h掉。

例1

A：這是一個(gè)好兆頭。

B：這是一個(gè)很好的兆頭。

分析：關(guān)于這個(gè)例子，哪種表述更有力量，在我們內(nèi)部討論的時(shí)候出現(xiàn)了不同的觀點(diǎn)。部分同事認(rèn)為在性質(zhì)形容詞前加上諸如“很”、“非?！边@類的程度修飾詞會(huì)更有力度。反復(fù)咂摸后，我更傾向于第一種表述，短句的力量耐人尋味。

例2

A：根據(jù)檢索的數(shù)據(jù)，截止到2019年12月31日，A公司已經(jīng)累計(jì)申請了700多項(xiàng)專利。

B：截至2019年12月31日，A公司累計(jì)申請專利712項(xiàng)。

分析：在專利分析報(bào)告中，第一章通常會(huì)給出檢索條件、檢索范圍和數(shù)據(jù)，因此，無特殊聲明時(shí)，分析報(bào)告中的數(shù)據(jù)均依據(jù)檢索結(jié)果，在報(bào)告中無需再次聲明；同時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能給出準(zhǔn)確數(shù)字。

打造語言質(zhì)感的規(guī)則：

Rule 6：用精煉的信息化語言

最后用一張表，總結(jié)一下商務(wù)寫作的六大步驟和對應(yīng)的寫作規(guī)則。

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IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（上）

來源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：張艷 科慧遠(yuǎn)咨詢

編輯：IPRdaily王穎          校對：IPRdaily縱橫君

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